Dienstliche Computernutzung außerhalb der Universität

Juristische Fakultät | Computerarbeit zu Hause

Dienstliche Computernutzung außerhalb der Universität

Stand: 29. März 2020

Ab dem 21. März 2020 ist die Universität bis auf weiteres nur noch für Hochschulangehörige zugänglich, die mit „Kernaufgaben“ betraut sind und die in einer abschließenden Liste erfasst sind. An der Juristischen Fakultät sind dies sechs Personen; allen übrigen ist der Zutritt verwehrt.

A Rechtliche Situation

Die Fakultätsangehörigen sind aufgrund einer Dienstanweisung kurzfristig gezwungen, zu Hause zu arbeiten, soweit dies möglich ist. Der Datenschutzbeauftragte weist darauf hin, dass auch bei einer Tätigkeit zu Hause in Verantwortung für die der Universität überlassenen Daten die datenschutzrechtlichen Vorgaben [1] zu beachten sind.

Grundsätzlich ist die rechtliche Situation eine andere: Die Arbeit am Computer zu Hause wird an der Humboldt-Universität „Alternierende Telearbeit“ genannt, und es wurde eine Dienstvereinbarung abgeschlossen, in denen die Grundlagen der Arbeit im „home office“ festgelegt sind [3]. Dass die Juristische Fakultät von der Regelung nicht Gebrauch machen kann, liegt zum einen daran, dass in Sekretariaten und bei der Verwaltung von Studierendendaten in der Regel die Voraussetzungen des § 3 Absatz 2 und des § 6 Absätze 5 und 6 nicht erfüllt sind, vor allem aber daran, dass die Fakultät eine Ausstattung gemäß § 5 Absatz 2 nicht (und insbesondere nicht zusätzlich zu der Büroausstattung) finanzieren und administrieren könnte.

Die Nutzung privater Geräte für die Heimarbeit ist nach der Dienstvereinbarung (bis auf die Arbeit zur Vorbereitung der eigenen Promotion) ausgeschlossen, und sie nimmt an dieser Stelle lediglich Bezug auf die allgemeinen Datenschutzregelungen. Damit wird unterstrichen, dass bei der Nutzung privater Geräte für dienstliche Aufgaben in der aktuellen Ausnahmesituation extreme Vorsicht zu walten hat: Jede Software ist zu deaktivieren oder zu deinstallieren, die im Hintergrund alle Dateien des privaten Computers in eine private Cloud sichert (Apple iCloud, Microsoft oneDrive etc.). Dateisynchronisationen eines Teilbestands der Daten sind geeignet zu konfigurieren (Dropbox, LuckyCloud etc., auch die Kontakte-Synchronisation von Apple, Microsoft, Facebook, Whatsapp und anderen). Bei der privaten Nutzung des eigenen Geräts ist zudem in Bezug auf die bekannten Risiken des Internet Zurückhaltung zu wahren.

B Zugriff auf Dateien

Der Computer- und Medienservice hat eine Liste der „CMS-Dienste für Kollaboration und Homeoffice“ zusammengestellt [2], die über das Internet genutzt werden können. Bitte beachten Sie, dass die Dienste Webfiles, Remote Desktop/SaaS und WebDAV nicht allen Fakultäten und Instituten zur Verfügung stehen und Angehörige der Juristischen Fakultät diese Dienste nicht nutzen können. Stattdessen sollte zum Dateizugriff und -austausch, soweit Heimarbeit möglich ist, die HU-Box verwendet werden ([4],[5]). Weil auf den Laufwerken U:, V:, X:, Y: usw. in der Regel Dateien gespeichert sind, die aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht außerhalb der Fakultät verarbeitet werden dürfen, wurde vor Jahren entschieden, die Laufwerke nicht für den weltweiten Zugriff zu öffnen. Stattdessen wird auf die Möglichkeit zu verweisen, die Ordner, für die keine datenschutzrechtlichen oder sonstige Einschränkungen bestehen, mit der HU-Box zu synchronisieren.

Sobald jemand einen zu synchronierenden Ordner auf einem gemeinsamen Laufwerk anlegt, muss er/sie alle Kollegen informieren, die auf diesen Ordner zugreifen können (also in der Regel für Laufwerk X: alle Lehrstuhlangehörigen), damit diese keine besonders zu schützenden Dateien in dem Ordner und seinen Unterordnern speichern.

C Zugriff auf Internetdienste

Der Zugriff auf dienstliche E-Mail-Accounts ist problemlos von außerhalb der Universität möglich [6], wobei insbesondere zum Senden von E-Mails von außerhalb der Fakultät immer der CMS-Server zu verwenden ist, auch wenn Adressen der Subdomain rewi.hu-berlin.de zum Senden verwendet werden.

Ebenso ist der Zugriff auf Dienste des CMS und der Universitätsbibliothek möglich, indem mit dem CMS-Account eine VPN-Verbindung von zu Hause aus in die Universität aufbaut wird [7]. Nicht alle Quellen werden auch außerhalb der Universität angeboten. Beispielsweise ist der Zugriff auf die Datenbanken des Beck-Verlags nur mit personengebundene Zugangsdaten möglich, die normalerweise ausschließlich für Profes. und wissenschaftliche Festangestellte auf Anfrage vom SIK eingerichtet werden; derzeit ist ein „self service“ in Vorbereitung, der auch von Studierenden in Anspruch genommen werden kann.

D Telefonische Erreichbarkeit

An der Fakultät sind Telefonkonfigurationsfragen grundsätzlich mit dem Verwaltungsleiter der Fakultät abzustimmen. Einzelne Wünsche (Sprachbox, Umleitungen etc.) können direkt mit dem Bereich Telekommunikationstechnik [8] der Technischen Abteilung vereinbart werden.

Die Fakultätsverwaltung hat für die für das Zentrale Infomationssystem der Humboldt-Universität gemeldeten Telefonnummern [9] eine Freischaltung von Rufnummernumleitungen an externe Telefonnummern beantragt.

Bei den neuen Telefonen von Cisco können Sie die Rufumleitung aktivieren, indem Sie die Funktionstaste „Rufumleitung“ drücken, dann eine Null eingeben und danach die Rufnummer, an die Ihre Gespräche umgeleitet werden sollen. Bei den meist von Siemens stammenden alten Telefonen besteht die Möglichkeit, die Funktionstaste „Rufumleitung“ durch Eingabe von *21 zu ersetzen, die Umleitung also durch Eingabe von *-2-1-0-Rufnummer zu aktivieren.

ACHTUNG: Bei dem Anrufer wird die Zielrufnummer (ggf. Ihre private Telefonnummer) angezeigt. Um das zu verhindern, können Sie bei der Aktivierung der Rufumleitung vor der Null einen zusätzlichen Stern eingeben, also die Umleitung mit Rufumleitung-*-0-Rufnummer bzw. *-2-1-*-0-Rufnummer aktivieren.

Die Umleitung wird durch nochmaliges Drucken der Funktionstaste bzw. die Eingabe von #21 deaktiviert.

E Weiterführende Informationen

Bitte beachten Sie auf jeden Fall auch die Hinweise und Empfehlungen zur Online-Lehre und Teamarbeit für Angehörige der Juristischen Fakultät [10].

Die Humboldt-Universität veröffentlicht zudem regelmäßig Informationen über ihre Maßnahmen im Rahmen der Pandemieabwehr [11].

F Kontakt

Sie erreichen das Dekanat zu den Kernarbeitszeiten telefonisch unter (+30) 2093-3301 oder per E-Mail unter der Adresse dekanat@rewi.hu-berlin.de, die Benutzerberatung des CMS unter (+30) 2093-70000 oder cms-benutzerberatung@hu-berlin.de und das SIK nur per E-Mail unter sik@rewi.hu-berlin.de.