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Humboldt-Universität zu Berlin - Juristische Fakultät

Einführung der Software SAP an der Humboldt-Universität

18. Februar 2021

Unter dem Projektnamen „Humboldt gemeinsam“ wird an der Humboldt-Universität Software der Firma „SAP“ eingeführt und in diesem Zusammenhang die Buchführung von Kameralistik auf Doppik umgestellt. Die Prozesse zur Mittelbewirtschaftung und zur Personalverwaltung werden auf allen Ebenen der Universität und ihrer Einrichtungen dieser Änderung angepasst und weitestgehend digitalisiert. Es ist geplant, später auch die Bewirtschaftung anderer Ressourcen der Universität auf „SAP S/4 HANA“ umzustellen und die damit verbundenen Verwaltungsprozesse ebenfalls anzupassen.

Was hat sich geändert?

Seit dem 4. Januar 2021 werden Beschaffungen in „SAP Ariba“ und Personalvorgänge mit Hilfe von „SAP HCM“ durchgeführt. Einige Bereiche der Universität arbeiten seitdem bereits mit „SAP“-Software.

In der Juristischen Fakultät hatten zunächst nur wenige Personen direkten Zugriff auf das System. Die Verwaltungsverfahren werden schrittweise geändert. Für alle nicht auf das „SAP“-System umgestellten Verfahren sind Formulare der Technischen Abteilung (Beschaffungen), der Haushaltsabteilung (Buchungen) und der Personalabteilung (Einstellungen) in der aktualisierten Version zu verwenden und an die drei Bereiche der Fakultät weiterzuleiten, die bereits seit Jahresbeginn mit der „SAP“-Software arbeiten: Personal und Finanzen, Drittmittelverwaltung und Verwaltungsleitung.

Seit dem 1. Juni 2021 nutzen auch die Professorinnen und Professoren sowie deren Sekretariate und alle Drittmittelverwalter/innen der Juristischen Fakultät die „SAP“-Software für einige Verwaltungsverfahren. Diese Verfahren sind auf Grundlage der „SAP“-Schulungen digital durchzuführen und erfordern das Einreichen von Formularen in Papierform nicht mehr.

Zugriff nur indirekt

Der Zugriff auf die „SAP“-Software geschieht nicht direkt mit den Arbeitsplatzcomputern der Juristischen Fakultät, sondern von innerhalb und (nach dem Herstellen einer VPN-Verbindung) außerhalb des Universitätsnetzwerk indirekt durch das Einloggen auf Windows-10-Systemen, die von „Terminalservern“ zur Verfügung gestellt werden und von denen aus der Zugriff auf verschiedene „SAP“-Komponenten möglich ist. Der eigene Computer dient also nur dazu, eine Verbindung zu einem Windows-10-Computersystem, auf dem die für den SAP-Zugriff notwendige Software installiert ist, herzustellen und es fernzusteuern. Die Fernsteuerung ist von jedem beliebigen Computersystem aus möglich.

Was ist für den Zugriff zu tun?

Der Computer- und Medienservice (CMS) der Humboldt-Universität stellt drei Konfigurationsdateien für verschiedene Computersysteme (Microsoft Windows, Apple macOS und Linux) zum Download bereit, in denen jeweils alle Informationen zum Herstellen der Verbindung enthalten sind. Nach dem Download und Speichern auf dem eigenen Computer stellt ein Doppelklick auf die Konfigurationsdatei automatisch eine Verbindung zu den Windows-10-Systemen der HU-„Terminalserver“ her und fragt dazu nach Eingabe eines CMS-Computeraccounts und des dazu gehörenden Passwortes. Dieser Account wird auch für das Herstellen einer VPN-Verbindung von außerhalb der Universität verwendet, die beim Zugriff von außerhalb des Universitätsnetzwerks vorher hergestellt werden muss.

Auf den Arbeitsplatzcomputern in den Büros der Juristischen Fakultät sind die vom CMS bereitgestellten Konfigurationsdateien unter dem Namen „ERP-Desktop.rdp“ bereits durch das SIK vorinstalliert worden, unter Microsoft Windows 10 im Startmenü unter „Programme“→„Alle Programme“→„Daten und Wissen“, unter Apple macOS im Ordner „Programme“. Das in einigen Hilfetexten der Humboldt-Universität erwähnte Herunterladen und Installieren von Software ist an den Arbeitsplatzcomputern der Juristischen Fakultät nicht notwendig.

Das Arbeiten mit den „SAP-Anwendungen“ ist nach dem Einloggen erst möglich, wenn den Accounts alle notwendigen Zugriffsrechte erteilt wurden. Bitte wenden Sie sich bei fehlenden Zugriffsrechten an den Verwaltungsleiter der Juristischen Fakultät.

Das Ausloggen funktioniert durch einen Klick auf „Abmelden“ (im Startmenü ganz links nach einem Klick auf das Personensymbol sichtbar).

Welche Unterstützung gibt es?

Für die Arbeit mit den „SAP“-Komponenten und zu den neuen Beschaffungs- und Rechnungsverfahren sowie zu den geplanten Personalverfahren gibt es bereits umfangreiche Informationen und Schulungsmaterialien, die allerdings im „Intranet“ der Humboldt-Universität veröffentlicht wurden und daher erst nach dem Einloggen mit einem CMS-Computeraccount und von außerhalb des Universitätsnetzwerks nur nach dem vorherigen Herstellen einer VPN-Verbindung abrufbar sind.

Die Unterlagen beziehen sich auf das gesamte „SAP“-System, von dem die wissenschaftlichen Einrichtungen der Juristischen Fakultät nur einen Teil nutzen werden. Es kann sich lohnen, gemeinsam eine gezielte Einführung beispielsweise in das Thema „Einkauf“ oder das Thema „Einstellungsverfahren“ bei den Projektverantwortlichen anzufragen, statt die Schulungsunterlagen der Universität zu „SAP“ komplett durchzuarbeiten. Zur gemeinsamen Klärung von Fragen zur „SAP“-Nutzung wird die Fakultätsverwaltung ab Mitte Juli 2021 mittwochs von 9:30 bis 10:30 Uhr eine „SAP“-Sprechstunde im Computerpool der Juristischen Fakultät angeboten.