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Humboldt-Universität zu Berlin - Juristische Fakultät

Einführung der Software SAP an der Humboldt-Universität

18. Februar 2021

Unter dem Projektnamen „Humboldt gemeinsam“ wird an der Humboldt-Universität Software der Firma „SAP“ eingeführt und in diesem Zusammenhang die Buchführung von Kameralistik auf Doppik umgestellt. Die Prozesse zur Mittelbewirtschaftung und zur Personalverwaltung werden auf allen Ebenen der Universität und ihrer Einrichtungen dieser Änderung angepasst und weitestgehend digitalisiert. Es ist geplant, später auch die Bewirtschaftung anderer Ressourcen der Universität auf „SAP S/4 HANA“ umzustellen und die damit verbundenen Verwaltungsprozesse ebenfalls anzupassen.

Was hat sich geändert?

Seit dem 4. Januar 2021 werden Beschaffungen in „SAP Ariba“ und Personalvorgänge mit Hilfe von „SAP HCM“ durchgeführt. Einige Bereiche der Universität arbeiten seitdem bereits mit „SAP“-Software.

In der Juristischen Fakultät haben bislang nur wenige Personen direkten Zugriff auf das System, und die Verwaltungsverfahren wurden noch nicht geändert. Einige Formulare der Technischen Abteilung (Beschaffungen), der Haushaltsabteilung (Buchungen) und der Personalabteilung (Einstellungen) sind lediglich in der aktualisierten Version zu verwenden und an die drei Bereiche der Fakultät weiterzuleiten, die bereits mit der „SAP“-Software arbeiten: Personal und Finanzen, Drittmittelverwaltung und Verwaltungsleitung.

Zugriff nur indirekt

Der Zugriff auf die „SAP“-Software geschieht nicht direkt mit den Arbeitsplatzcomputern der Juristischen Fakultät, sondern von innerhalb und (nach dem Herstellen einer VPN-Verbindung) außerhalb des Universitätsnetzwerk indirekt durch das Einloggen auf Windows-10-Systemen, die von „Terminalservern“ zur Verfügung gestellt werden und von denen aus der Zugriff auf verschiedene „SAP“-Komponenten möglich ist. Der eigene Computer dient also nur dazu, eine Verbindung zu einem Windows-10-Computersystem, auf dem die für den SAP-Zugriff notwendige Software installiert ist, herzustellen und es fernzusteuern. Die Fernsteuerung ist von jedem beliebigen Computersystem aus möglich.

Was ist für den Zugriff zu tun?

Der Computer- und Medienservice der Humboldt-Universität stellt drei Konfigurationsdateien für verschiedene Computersysteme (Microsoft Windows, Apple macOS und Linux) zum Download bereit, in denen jeweils alle Informationen zum Herstellen der Verbindung enthalten sind. Nach dem Download und Speichern auf dem eigenen Computer stellt ein Doppelklick auf die Konfigurationsdatei automatisch eine Verbindung zu den Windows-10-Systemen der HU-„Terminalserver“ her und fragt dazu nach Eingabe eines CMS-Computeraccounts und des dazu gehörenden Passwortes. Dieser Account wird auch für das Herstellen einer VPN-Verbindung von außerhalb der Universität verwendet, die beim Zugriff von außerhalb des Universitätsnetzwerks vorher hergestellt werden muss.

Was lässt sich bereits testen?

Das Arbeiten mit den „SAP-Anwendungen“ ist nach dem Einloggen allerdings erst möglich, wenn allen Accounts die notwendigen Zugriffsrechte erteilt wurden. Bis auf die oben genannten drei Ausnahmen ist das für CMS-Accounts an der Juristischen Fakultät noch nicht erfolgt. Bis dahin ist nur eine Orientierung auf dem Windows-10-System möglich, das später für den „SAP“-Zugriff verwendet werden wird.

Das Ausloggen funktioniert durch einen Klick auf „Abmelden“ (im Startmenü ganz links nach einem Klick auf das Personensymbol sichtbar).

Welche Möglichkeiten zur Vorbereitung gibt es?

Für die spätere Arbeit mit den „SAP“-Komponenten und zu den neuen Beschaffungs- und Rechnungsverfahren sowie zu den geplanten Personalverfahren gibt es bereits umfangreiche Informationen und Schulungsmaterialien, die allerdings im „Intranet“ der Humboldt-Universität veröffentlicht wurden und daher erst nach dem Einloggen mit einem CMS-Computeraccount und von außerhalb des Universitätsnetzwerks nur nach dem vorherigen Herstellen einer VPN-Verbindung abrufbar sind.

Die Unterlagen beziehen sich auf das gesamte SAP-System, von dem die wissenschaftlichen Einrichtungen der Juristischen Fakultät nur einen sehr kleinen Teil nutzen werden. Es kann sich lohnen, gemeinsam eine gezielte Einführung beispielsweise in das Thema „Einkauf“ oder das Thema „Einstellungsverfahren“ bei den Projektverantwortlichen anzufragen, statt die Schulungsunterlagen der Universität zu SAP komplett durchzuarbeiten.

Wie geht es weiter?

In den ersten Wochen und Monaten des Jahres 2021 bereiten Fakultätsverwaltung und SIK auf Grundlage der an der Humboldt-Universität veröffentlichten Informationen alle Fakultätsangehörigen verstärkt auf das Arbeiten mit den „SAP“-Komponenten vor, das in den wissenschaftlichen Einrichtungen der Juristischen Fakultät einige Monate nach der Einführung in der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät beginnt.

Update vom 17. März 2021: Die Universität plant mittlerweile, den Professor/inn/en, Sekretariaten und Drittmittelverwalter/inne/n der Juristischen Fakultät den Zugriff auf die SAP-Komponenten zur Verwaltung ihrer Etats und für Bestellungen ab Anfang Juni 2021 zu ermöglichen.